Portalcloud:
So versendet man Geschäftspost heute!

Elektronischer & klassischer Geschäftspost-Versand
im Mischbetrieb über eine leistungsstarke Web-Plattform

Eine Plattform für alles:

Portalcloud ist die Webplattform, um Geschäftspost als PDF-Mail, elektronische Rechnung, inkl. ZUGFeRD-Daten über das integrierte Rechnungsportal oder per klassischem Postbrief zu versenden bzw. bereitzustellen.

Einfache Integration in Ihre IT

Portalcloud verarbeitet & versendet PDF-Dateien aus jeder Anwendung & kann daher mit nahezu jedem beliebigen PDF-Drucker, IT- oder ERP-System betrieben werden. Profitieren Sie von der einfachen Integration in Ihre IT-Umgebung

Individuell nutzbar

Portalcloud ist auf eigenen Webservern installier- & nutzbar oder als Servicedienst (versch. Ausbaustufen) buchbar. So wie es zu Ihrem Unternehmen passt. Wir erstellen Ihnen gern Ihren individuellen Nutzungsplan.

Alle Kosten im Blick:

Durch den ganzheitlich digitalen Ansatz von Portalcloud bieten sich viele Möglichkeiten zur Portoerhöhung und werden Ausgaben & Aufwand für den kompletten Versand Ihrer Geschäftspost signifikant reduziert.

„Sie können elektronische Post, ZUGFeRD Daten und elektronische XRechnungen kostenfrei per E-Mail versenden, erhalten ein sicheres Rechnungsportal für alle Ihre Empfänger und können darüber hinaus Briefpost effektiver & viel günstiger per Post verschicken.“

Patrick Herrmann
(Key-Account Manager gotomaxx Portalcloud)

Erfahren Sie mehr über die Portalcloud – Ihre digitale Poststelle!

Funktionsweise Portalcloud

 

Steuern Sie alle Versandwege über Ihre individuelle Portalcloud

Mit Portalcloud bestimmen Sie den Versandweg Ihrer Geschäftspost – elektronisch als PDF-Datei, bereitgestellt in einem Online-Kunden-Portal oder klassisch als Brief. Ihr Postausgang bleibt dabei immer digital und damit viel einfacher als bisher. Mit Portalcloud stellen Sie E-Mails als PDF-Datei über Ihre Portalcloud dem Empfänger bereit oder halten Belege im integrierten Rechnungsportal zum Herunterladen vor. Optional versenden Sie Ihre Briefe digital als PDF-Datei über das Briefdruckzentrum der Deutschen Post AG. Diese produziert den Brief und stellt ihn auf dem Postweg zu.

PDF-Datei per E-Mail versenden (Elektronischer Versand)

Portalcloud unterstützt den direkten, serverseitigen Versand von PDF-Dateien per E-Mail über den SMTP-Dienst–> Sie nutzen einen einfachen, leistungsstarken und volldigitalen Kanal zum Ausliefern der Sendungsstücke.

Ihre PDF-Dateien werden serverseitig versendet. Diese Versandvariante ist hochskalierbar und verabeitet kleine und große Sendungsmengen aus Tagespost oder Rechnungsstapel zum Monats-, Quartals- oder Jahresende.







Ihre Vorteile
  • Schnelle Zustellung auf bekannte Mailadressen
  • Eigner SMTP Server mit Ihrer Domain und Ihrer Absendeadresse wird unterstützt
  • Digitaler Zwilling auf Portalcloud möglich
Voraussetzungen
  • Übergabe der Empfängeradresse aus dem ERP-System, optional weitere Daten wie Betreff, Empfängername u.a.
  • Eigene Domain
Optional
  • Verschlagwortung mit Belegdaten wie Rechnungs- und Kundennummer.
  • Übergabe von Zahlbeträgen an PDF-Payment, der Anbindung führender Zahlungsdienstleister an Portalcloud und Integration eines „Bezahlen“ Buttons in den Mailbody

PDF-Datei im Belegkonto bereitstellen (Portal/Download)

Portalcloud hält Dokumente für Empfänger bis zur Löschung bereit und bietet so eine Beleghistorie über die erhaltenen Dokumente.

Durch die professionelle Portalleistungen mit der Belegbereitstellung verbessern Sie die Kundenerfahrung und steigern so die Kundenbindung. Jeder Empfänger kann ein eigenes Konto für seine Dokumente erhalten. Diese können manuell in eigene IT Systeme geladen oder durch Automatikfunktionen geroutet werden.







Ihre Vorteile
  • Kundenbindung durch Beleghistorie
  • Regelmäßige Interaktion mit Empfänger
  • Trackbare Prozesse
  • Rückkanal verfügbar
  • Umstellungsworkflow auf digitale Zustellung in Verbindung mit dem Digitalen Zwilling möglich
  • Verbesserung eigener Prozesse
  • Einfaches Wechseln für den Empfänger von Papierbrief zu elektronischen Formaten
Voraussetzungen
  • Übergabe von Daten aus der ERP, z.B. Kundennummer, E-Mailadresse
Optional
  • Internationaler Versand
  • Weitere Briefleistungen wie Einschreiben uvm.

PDF-Datei als Postbrief verschicken (Klassischer Versand)

Durch die Digitalisierung Ihres Postausgangs mithilfe der Portalcloud erzielen Sie deutliche Einsparungen beim Briefversand.

Verbinden Sie sich über Portalcloud direkt mit dem Großkunden-Druckzentrum der Deutschen Post oder mit spezialisierten Dienstleistern. Durch direkte Verträge mit der Deutschen Post haben Sie die Möglichkeit, auf attraktive Rabattierung. Sollten Sie die, von der Deutschen Post geforderten Sendungsmengen nicht erreichen, profitieren Sie von Rabattierungen bei alternativen Postdienstleistern.

Portalcloud sorgt für druckfertige Anlieferung Ihrer PDF-Dateien beim Dienstleister. Über moderne Fertigungsstraßen und DSGVO-konform werden Ihre Dokumente als Brief produziert.

Ihre Vorteile
  • Deutliche Entgeltermäßigung auf den Basispreis des Standardbriefes
  • Nutzung der Rabattierung möglich, auch wenn die eigenen Sendungsmengen nicht ausreichen
  • Digitaler Workflow und 100% elektronischer Postausgang möglich
  • Budgetierung beim Porto
  • Digitaler Zwilling auf Portalcloud möglich
Voraussetzungen
  • Standard-, Kompakt-, Großbrief und Maxibrief (bis 1000g), Inlandssendungen (ohne Briefzusatzleistungen)
  • Korrekte Positionierung und postalische Richtigkeit der Adressinformationen gem. Vorgaben der Deutschen Post
  • Verarbeitbare PDF-Dateien gemäß PDF/A, ZUGFeRD 2.0, XRECHNUNG-Standard
Optional
  • Internationaler Versand
  • Weitere Briefleistungen wie Einschreiben uvm.

Portalcloud im Überblick:

Empfängergenaues Routing
als Postbrief, elektronische Rechnung, ZUGFeRD-Datenstrom oder E-Mail mit Anhang. Bereitstellung der PDF Datei zum Herunterladen

Individualisierung
Einfaches Hinzufügen von Firmenlogo & Firmendaten zur PDF-Datei sowie individuellen Anhängen passend zu Ihren Aussendungen

Anlagen/Beileger
wie AGBs, Werbung oder Produktdatenblätter werden regelbasiert beigelegt. So erhöhen Sie Ihre Wirkung beim Empfänger

Schneller bezahlt werden
E-Paymentfähige Aufbereitung der Zahlungsbeträge in Rechnung, Mahnungen oder Angeboten. Erleichtern Sie Ihren Kunden das Bezahlen und profitieren Sie von Liquiditätsvorteilen

Überweisung/Bezahlung
mittels QR-Code, Bezahlbutton in der E-Mail oder beim Herunterladen in das Belegkonto

Historie/Ständige Verfügbarkeit
der über die Portalcloud erstellten Belege. Erneutes Herunterladen von Rechnungskopien möglich

Rückkanal_Umrandung

Empfängerrückmeldung
über gewünschte Versandwege z.B. um Briefversand auf elektronische Zustellung umzustellen

Portalcloud-Optik individualisierbar
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen stets einheitlich am Markt auftritt

Welche Vorteile hält die Portalcloud für Unternehmen bereit ?

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Ansprechpartner PortalCloud

Patrick Herrmann

Key-Account Portalcloud

E-Mail: Patrick.Herrmann@gotomaxx.de
Tel: +49 6392 – 995 226